こんな新型コロナで騒がしい時期ですが、4月でもありますので私の仕事内容が変わりました。
今は主に在宅勤務ですが、週１は出勤しています。久しぶりに職場で再開すると、在宅だと動かないのに食べちゃうから太る、お酒を飲みすぎちゃうと在宅勤務のデメリットを話題に盛り上がったりしています。でも感染しないようにマスクをしつつも適度に切り上げるという技も身につけつつ。
在宅勤務で一人作業も多いので、気持ちよく引継げるものとストレス満載の引継ぎについて、あれこれ考えてしまいました。
引継ぎの罠～言葉の定義
在宅勤務に移行しなくてはならないから早く前任者の仕事を理解しなくてはと、引継ぎ資料を見ながら作業を進めます。
ところが言葉の揺らぎがひどく、何を指して説明しているのか皆目不明です。
同じものを示す言葉なのに、すべての言葉が同じものを指していると理解していない人だと別のものをさしていると理解します。
そのため、言葉の定義が大切になります。
ってIT業界だけではないと思うんです。
どんなプロジェクトでも言葉の扱いが課題だったりして。
過去に言葉の定義を統一するためにツールを用意して言葉と言葉の意味等を管理したりしていましたが、そもそも定義の意義や言葉統一の重要性、効果がわからない人には何故こんな言葉を定義するための作業が必要なのか理解できていませんでした。
当時の私です。
集計作業～いかにボタンひとつの作業にできるのか
報告資料を作成するのですが、集計作業はつきものです。各部署、各チーム、各システムから集めた情報を集計します。
その際、思い思いの資料を提出されては集計ができません。そこでこちらの集計意図に合わせたフォーマットを提供します。
しかし、集計作業資料を入力する側も集計する側も担当者が代わります。担当者が代わっても滞りなく作業が進められる資料、マニュアルなどが整備されていると引き継ぐ側は資料を読み込むだけで作業が可能になります。
現在作業している人、関係者、今後作業を行う人を考えた資料作成と運用を構築することを心掛けたいと考えます。
集計なんてボタンをポチで集計できるようなツールにしておけるのが理想ですね。
しかし最初が肝心です。最初にこの構想がないとなかなか進路変更はしんどい作業です。
過去資料～フォルダ構成
フォルダ構成もそうですが、中に格納する資料も各フォルダで足並みそろっていると突如覗く必要がある人が見てもわかるものです。
過去フォルダ見ればわかるからと引き疲れましたが、同じファイル名でも格納するタイミングが意識されていないファイルなので、理解するのには役立たなかったりします。
これらを解析するパワーってけっこう大変なんですよ。
現在だけでなく未来も考えた作業をして欲しいと今更ですが思った出来事でした。
(写真：AC)
提出資料と同じ資料が格納されているのは当たり前。逆に言えば作業途中過程を残してもらっても後任は混乱するだけで意味がない資料です。
意味がない資料にリソースとられて、理解するのに時間もとられて混乱させられるだけ。
迷惑以外の何ものでもないと思うんですよね。
同じ名前だけとファイル名に日付をつけて作業中のファイルを残してある場合には、最終日付を見ればいいので困りません。
現在の仕事で不思議なのが、最終的にPDFにするのですが、PDFと同じ内容の作業ファイルがありません。本当に不思議です。
仕事に対する姿勢とか疑われそうで、他山の石として今後の自分の仕事への姿勢を顧みなくてはと考える今日この頃です。（笑）
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